SOP

Standar Operasional Prosedur (SOP) PPI Madiun

Direktur

  1. Penetapan Dokumen Standar Surat Keputusan Surat Tugas

Administrasi Akademik

  1. Prosedur Penyiapan Bahan Penyelengaraan Dan Pengembangan Pendidikan Dan Pelatihan
  2. Penerbitan Ijazah
  3. Pelaksanaan wisuda
  4. Penerbitan Ijazah, STTPK, STTPI, dan Sertifikat Lain Yang Rusak Atau Hilang Atas Usulan Satuan Pelaksana Pendidikan
  5. Penyusunan Program Pendidikan dan Pelatihan
  6. Pengajuan Usulan Honor Dosen Mengajar
  7. Penyusunan Standar Kompetensi Tenaga Pendidik
  8. Pengajuan usulan honor dosen mengajar
  9. Penyusunan standar kompetensi tenaga pendidik
  10. Prosedur Pelatihan Kompetensi Tenaga Pendidik
  11. Pengusulan angka kredit tenaga pendidik
  12. Pelaporan Pangkalan Data Perguruan Tinggi (PDDikti)
  13. Prosedur Pengusulan Program Studi Baru
  14. Prosedur Penyusunan Pedoman Seleksi Penerimaan Taruna
  15. Pelaksanaan Seleksi Penerimaan Taruna Baru (Mandiri)
  16. Pengadministrasian Jadwal Kuliah, Praktek, Dan Ujian
  17. Pengadministrasian jadwal kuliah, praktek, dan ujian
  18. Penyiapan Dan Pengadministrasian Kartu Hasil Studi (KHS)
  19. Penyusunan Dan Verifikasi Soal Ujian
  20. Pelaksanaan Koreksi Ujian
  21. Penerbitan Transkrip Nilai
  22. Pelaksanaan Yudisium
  23. Prosedur Pelaksanaan Ujian
  24. Evaluasi Prestasi Dosen
  25. Pelaksanaan Kuliah
  26. Pelaksanaan Ujian
  27. Penyusunan Dan Evaluasi Kurikulum Dan Silabus
  28. Pendaftaran SIPENCATAR
  29. TPA SIPENCATAR
  30. Kesamaptaan SIPENCATAR
  31. Kesehatan SIPENCATAR
  32. Wawancara SIPENCATAR
  33. Pemberhentian Sementara Taruna (Skorsing)
  34. Pemberhentian Taruna (Drop Out)
  35. Pemberian Cuti Akademik
  36. Surat Pengunduran Diri Taruna
  37. Pendaftaran Ulang Semester Baru

Administrasi Ketarunaan dan Alumni

  1. Pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan
  2. Pengelolaan Administrasi Ketarunaan
  3. Pelaksanaan Kunjungan Kerja Lapangan (KKL)
  4. Penetapan Pedoman Praktek Kerja Lapangan
  5. Penetapan Petugas Praktek Kerja Lapangan
  6. Penetapan Dosen Pembimbing Praktik Kerja Lapangan
  7. Pelaksanaan Wisuda
  8. Penetapan Taruna Penerima Beasiswa Dan/Atau Bantuan Pendidikan
  9. Prosedur Penerbitan Kartu Taruna
  10. Pelaksanaan Kuliah Umum / Seminar Umum
  11. Penetapan Tempat Praktik Kerja Lapangan
  12. Pengelolaan Database Alumni
  13. Administrasi Alumni
  14. Monitoring Alumni
  15. Prosedur Pelaksanaan Monitoring Praktik Kerja Lapangan
  16. Penerbitan Surat Keterangan Taruna
  17. Pengelolaan Database Ketarunaan

Bendahara Penerimaan

  1. Pemilihan Mitra Bank
  2. Penerimaan Dana Dari Penatausahaan Piutang
  3. Penerimaan Dana Dari Diklat Pembentukan
  4. Penerimaan Dana Dari Kerja Sama
  5. Penerimaan Dana Dari Sewa Aset
  6. Penerimaan Dana Dari SIPENCATAR
  7. Penatausahaan Piutang Dari Diklat Pembentukan
  8. Penempatan dana deposito
  9. Penerimaan pendapatan BLU dari biaya pendidikan dari diklat pembentukan
  10. Pengembalian biaya diklat untuk peserta diklat
  11. Kebijakan Investasi Jangka Pendek

PPK Belanja Modal

  1. Pengadaan barang dan jasa
  2. Pelaksanaan kontrak PPK
  3. Pelaksanaan perintah membayar
  4. Pelaksanaan proses penerimaan hasil pekerjaan

PPK Operasional (RM)

  1. Pelaksanaan kontrak PPK
  2. Pelaksanaan Perintah Membayar
  3. Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah
  4. PPK Belanja Operasional
  5. Pelaksanaan Pengadaan Barang / Jasa
  6. Kontrak PPK
  7. Penerimaan hasil pekerjanBen
  8. Penerimaan hasil pekerjan
  9. Pelaksanaan Pengelolaan Laundry

Bendahara Pengeluaran

  1. Perhitungan dan Pemberian Remunerasi
  2. Pengelolaan Uang Persedian
  3. Pencairan Perjalanan Dinas
  4. Pertanggungjawaban Bendahara Pengeluaran

Program Studi

  1. Evaluasi Dosen Dan Asisten Dosen
  2. Pelaksanaan kuliah online dengan E-Learning
  3. Pelaksanaan Seminar Laporan Hasil PKL
  4. Pelaksanaan sidang TA
  5. Penetapan dosen pembimbing akademik
  6. Penetapan dosen pembimbing TA
  7. Penetapan dosen penguji TA
  8. Penetapan dosen sesuai mata kuliah
  9. Penetapan jadwal kuliah
  10. Penggantian jam kuliah di luar jam kerja
  11. Pelaksanaan Rapat Semester Dosen Internal
  12. Evaluasi Kesesuaian Materi Ajar Dan RPS
  13. Pelaksanaan Bilingual Teaching
  14. Prosedur Pelaksanaan Monitoring Perkuliahan
  15. Penentuan Kelompok Dosen Dan Kelompok Mata Kuliah
  16. Pelaksanaan Pembimbingan Tugas Akhir (TA)
  17. Penyelenggaraan Sidang Tugas Akhir (TA)
  18. Prosedur Penyusunan Rencana Pembelajaran Semester (RPS)
  19. Pelaksanaan Magang Dosen
  20. Penyusunan Dan Evaluasi Taruna PKL
  21. Penentuan Ketua Program Studi

Pusat Pembangunan Karakter

  1. Pengajuan Ekstrakulikuler
  2. Ketentuan Ijin Pesiar Taruna
  3. Ketentuan Ijin Bermalam / Berlibur
  4. Ketentuan Ijin Khusus
  5. Ketentuan Kegiatan Taruna
  6. Ketentuan Taruna Berobat
  7. Ketentuan Ijin Bimbingan Dosen
  8. Pelaksanaan Tes Kesamaptaan Taruna
  9. Penyelenggaraan Longmarch
  10. Penyelenggaraan Lintas Medan
  11. Ketentuan Apel Khusus Taruna
  12. Prosedur Penggunaan Ruangan
  13. Prosedur Penggunaan Handphone
  14. Perawatan Sarana dan Prasarana Asrama
  15. Pedang Pora

Pusat Penelitian dan Pengabdian Masyarakat

  1. Pembentukan tim peneliti
  2. Pembentukan tim pengabdian
  3. Penyusunan usulan penelitian
  4. Penyusunan usulan pengabdian masyarakat
  5. Pelaksanaan penelitian
  6. Pelaksanaan pengabdian masyarakat
  7. Pelaksanaan seminar hasil penelitian
  8. Pelaksanaan seminar hasil pengabdian
  9. Seleksi proposal penelitian lokal
  10. Seleksi proposal penelitian dana luar
  11. Pencairan Dana Penelitian Dan Pengabdian Masyarakat Dengan Dana Lokal
  12. Pengajuan Dana Bantuan Publikasi Dan Paten
  13. Seleksi Proposal Pengabdian Masyarakat Dana Lokal
  14. Seleksi Proposal Pengabdian Masyarakat Dana Luar
  15. Publikasi jurnal
  16. Penerbitan surat bebas plagiasi
  17. Penyusunan proposal penelitian dan pengabdian masyarakat
  18. Pelaksanaan monitoring kemajuan penelitian
  19. Penyusunan standar buku pedoman penelitian
  20. Penyusunan Standar Buku Pedoman Pengabdian Kepada Masyarakat
  21. Pengelolaan Jurnal Penelitian
  22. Pengelolaan Jurnal Internasional
  23. Pengelolaan Jurnal Pengabdian Masyarakat
  24. Kontrak Penelitian

Satuan Pemeriksa Intern (SPI)

  1. Beauty Contest KAP
  2. Pelaksanaan Audit Keuangan
  3. Pelaksanaan Reviu Dan Audit Operasional
  4. Penyusunan internal control questioner
  5. Penyusunan kertas reviu atau audit operasional
  6. Penyampaian Laporan Hasil Reviu (LHR)
  7. Penyimpanan Dokumen SPI
  8. Penyusunan Kertas Kerja Reviu/Audit Operasional
  9. Penyusunan Program Kerja Tahunan
  10. Tindak Lanjut Hasil Pemeriksaan Eksternal

Satuan Penjaminan Mutu (SPM)

  1. Dokumentasi Standar Operasional Prosedur
  2. Pelaksanaan Evaluasi Standar / Audit Mutu Internal
  3. Pelaksanaan Survey Kepuasan Masyarakat
  4. Pengendalian Sistem Mutu dan Tindak Lanjut Terhadap Ketidaksesuaian
  5. Pelaksanaan Surveilance dan Resertifikasi ISO
  6. Pelatihan Sistem Penjaminan Mutu
  7. Penetapan Dokumen Mutu
  8. Pengajuan Standar Operasional Prosedur
  9. Peningkatan Standar
  10. Pelaksanaan Audit Mutu Eksternal
  11. Pelaksanaan Sistem Penjaminan Mutu

BMN

  1. Alur Barang Persediaan
  2. Penatausahaan Pengadaan Barang Milik Negara
  3. Penatausahaan Penghapusan Barang Milik Negara
  4. Penatausahaan Transfer Masuk Barang Milik Negara
  5. Usulan Rencana Kebutuhan Barang Milik Negara

Umum dan Kerjasama

  1. Administrasi kepegawaian
  2. Pemutakhiran Data Base Kepegawaian di Aplikasi SIK
  3. Kenaikan Gaji Berkala
  4. Pengusulan Kenaikan Pangkat
  5. Penyusunan Analisa Jabatan (ANJAB) Dan Analisa Beban Kerja (ABK) di Lingkungan Politeknik Perkeretapian Indonesia Madiun
  6. Pengusulan dan Penyusunan Peta Jabatan dan Uraian Jabatan di Lingkungaan Politeknik Perkeretaapian Indonesia Madiun
  7. Kerjasama
  8. Pembuatan Surat Tugas
  9. Surat Masuk
  10. Pelaksanaan Apel
  11. Pelaksanaan Pengawasan Kebersihan Lingkungan
  12. Pengusulan Penerimaan Pegawai Non ASN BLU

Unit Asrama

  1. Penggunaan fasilitas asrama untuk taruna
  2. Penggunaan fasilitas asrama eksekutif
  3. Penggunaan fasilitas flat pegawai
  4. Pemeliharaan fasilitas asrama
  5. Pemeliharaan kebersihan asrama
  6. Pemeliharaan sarana dan prasarana asrama
  7. Penanganan komplain pengguna fasilitas asrama
  8. Prosedur Pemeriksaan Jaminan Keamanan Dan Kebersihan Pangan ( Permakanan )

Unit Bahasa

  1. Pelaksanaan English Club
  2. Penggunaan Laboratorium Bahasa
  3. Pelaksanaan Lomba Bahasa Inggris Taruna
  4. Pelaksanaan Kegiatan English Conversation
  5. Pembuatan Majalah Bahasa Inggris
  6. Pelaksanaan Pelatihan TOEFL
  7. Pelaksanaan Tes TOEFL
  8. Pelaksanaan Program Volunteer

Unit Divisi Pengembangan Usaha

  1. Penggunaan sewa laboratorium
  2. Penggunaan sewa gedung
  3. Penggunaan Sewa Marching Band
  4. Penggunaan Sewa Workshop
  5. Penggunaan Sewa Kereta Api Inspeksi
  6. Penggunaan sewa kantin
  7. Usaha Laundry
  8. Penggunaan jasa fasilitas umum
  9. Pedoman Pelaksanaan Promosi Program Pendidikan
  10. Pedoman Penyusunan Tarif
  11. Penetapan Usaha Baru
  12. Penggunaan Sewa Kantin
  13. Penanganan Aduan

Unit Kesehatan

  1. Peningkatan Mutu Asuhan Keperawatan
  2. Rujukan Pasien
  3. Pendidikan Dan Penyuluhan
  4. Survey Kepuasan Pasien
  5. Identifikasi Pasien
  6. Pemeriksaan Narkoba
  7. Prosedur Penanganan Peserta Diklat Sakit Berat
  8. Taruna Sakit Saat Pesiar / Izin Bermalam Di Luar Kota
  9. Taruna Sakit Saat Pesiar / Izin Bermalam Di Dalam
  10. Rujukan Pasien
  11. Pengelolaan Limbah Medis Padat
  12. Pengelolaan Limbah Medis Cair
  13. Kalibrasi Alat Kesehatan
  14. Rujukan Taruna
  15. Pengadaan Sediaan Farmasi – Alat Kesehatan
  16. Penerimaan Sediaan Farmasi – Alat Kesehatan Dari Pbf
  17. Penyimpanan Sediaan Farmasi – Alat Kesehatan Dari Pbf
  18. Penyiapan Dan Labeling Sediaan Farmasi -Alat
  19. Pemusnahan Obat Kadaluarsa

Unit Laboratorium dan Workshop

  1. Inventasi alat laboratorium
  2. Pengadaan Bahan Praktikum
  3. Peminjaman Alat Laboratorium dan Workshop
  4. Pengembalian Alat
  5. Kegiatan Operasional Laboratorium dan Simulator
  6. Praktek laboratorium dan simulator
  7. Pelaksanaan Praktik
  8. Pembuatan Bahan Ajar Praktek
  9. Perawatan Peralatan Fasilitas Laboratorium dan Workshop
  10. Keadaan Kontingensi (Darurat)

Unit Pelatihan

  1. Administrasi Penyelenggaraan Pelatihan
  2. Kegiatan Pelaksanaan Pelatihan
  3. Prosedur Penetapan Jadwal Pelatihan dan Tenaga Pengajar Pelatihan
  4. Prosedur Evaluasi Peserta dan Tenaga Pengajar Pelatihan

Unit Perpustakaan

  1. Pelaksanaan kerjasama dengan perpustakaan lain
  2. Pengelolaan buku-buku, compact disc, vidiodan dokumentasi serta e-library
  3. Pemberian layanan jasa perpustakaan dan informasi mengenai sumber pembelajaran
  4. Pembuatan surat teguran perpustakaan
  5. Pembuatan kartu bebas perpustakaan
  6. Pengelolaan perpustakaan
  7. Pelaksanaan Inventaris Koleksi/Pustaka
  8. Pembayaran Denda Telat Pengembalian Buku
  9. Penerimaan Buku / Bahan Perpustakaan
  10. Pengadaan Buku / Bahan Perpustakaan
  11. Pengembalian Buku / Bahan Perpustakaan
  12. Penggunaan Aplikasi Peminjaman Buku
  13. Pengunjung Perpustakaan
  14. Peminjaman Buku

Unit Sertifikasi

  1. Pelaksanaan Sertifikasi Kompetensi Direktorat
  2. Sertifikasi Kompetensi
  3. Pelaksanaan Asesmen
  4. Perpanjangan Sertifikat Kompetensi LSP
  5. Melaksanakan Audit Internal
  6. Pengendalian Dokumen
  7. Pelaksanaan Sertifikasi Ulang Direktorat Jenderal Perkeretaapian (DJKA)
  8. Pelaksanaan Sertifikasi Ulang LSP
  9. Laporan Sertifikasi LSP PPI Madiun
  10. Pelaksanaan Pengajuan Lisensi
  11. Laporan Realisasi Penerbitan Sertifikat
  12. Penerbitan sertifikat LSP P1 PPI Madiun
  13. Penerbitan Sertifikat Tanda Tamat Pendidikan dan Pelatihan (STTPP) serta Sertifikat Lain yang Dibutuhkan
  14. Perekaman Data Peserta Tersertifikasi
  15. Pengembangan Dan Pemeliharaan Skema Kompetensi LSP
  16. Penyusunan Program Kerja Bulanan Unit Sertifikat
  17. Evaluasi Pelaksanaan Kegiatan Sertifikasi
  18. Distribusi Sertifikasi
  19. Penyusunan Rencana Kegiatan Pengembangan Dan Pembinaan Kompetensi Calon Lulusan Diploma III
  20. Pelaporan Pengembangan Dan Pembinaan Kompetensi Calon Lulusan Diploma III
  21. Perencanaan Pembinaan Calon Ahli Keselamatan Kesehatan Kerja (K3) Umum Sertifikasi KEMNAKER
  22. Pelaksanaan Pembinaan Ahli Keselamatan Kesehatan Kerja (K3) Umum Sertifikasi KEMNAKER
  23. Pelaporan Pembinaan Ahli Keselamatan Kesehatan Kerja (K3) Umum Sertifikasi KEMNAKER
  24. Pendaftaran Pembinaan Kompetensi Lulusan
  25. Persiapan Pembinaan Calon Ahli Keselamatan Kesehatan Kerja (K3) Umum Sertifikasi Kemnaker
  26. Pengembangan Kompetensi Teknis Asesor

Senat

  1. Penentuan Ketua Senat

Unit Teknik Informatika

  1. Pemasangan CCTV
  2. Monitoring CCTV
  3. Pemeliharaan CCTV
  4. Perencanaan Jaringan
  5. Pemeliharaan dan Perbaikan Jaringan
  6. Pemasangan Jaringan
  7. Pengamanan Database
  8. Pengamanan Server dan Jaringan